أمين مخزن

ملخص الوظيفة

أمين المخزن في صناعة السلع الاستهلاكية سريعة التداول مسؤول عن إدارة المخزون، واستلام وإصدار البضائع، والحفاظ على دقة المخزون، وضمان ظروف التخزين المناسبة، ودعم سير العمليات في المستودع بسلاسة. تتطلب هذه الوظيفة تنسيقًا وثيقًا مع فرق الشراء، واللوجستيات، والمبيعات، والمالية لضمان توفر المنتجات دون انقطاع مع الحفاظ على سجلات دقيقة للمخزون والامتثال لسياسات الشركة ومعايير السلامة.

المسؤوليات الرئيسية

إدارة المخزون

• استلام، وفحص، والتحقق من البضائع الواردة مقابل أوامر الشراء، وملاحظات التسليم، والفواتير.
• تسجيل جميع حركات المخزون بدقة في نظام إدارة المخزون أو ERP.
• الحفاظ على مستويات المخزون المثلى لتجنب نقص المخزون أو الزيادة فيه.
• مراقبة دوران المخزون وتحديد العناصر البطيئة الحركة، والسريعة الحركة، والعناصر المنتهية الصلاحية.
• إجراء جرد يومي، أسبوعي، شهري، وسنوي للمخزون وتسوية الفروقات.
• تنفيذ ممارسات FIFO (الأول في، الأول خارج) و FEFO (الأول منتهي الصلاحية، الأول خارج) للمخزون.

استلام وفحص البضائع

• التحقق من الكمية، والجودة، وحالة المنتجات المستلمة.
• الإبلاغ عن العناصر التالفة، أو المنتهية الصلاحية، أو غير الصحيحة إلى قسم الشراء أو الموردين.
• تسمية المنتجات بشكل مناسب وترتيبها في مواقع التخزين المحددة.
• ضمان اكتمال جميع الوثائق المتعلقة بالاستلام وتسجيلها بدقة.

إصدار المخزون

• إصدار المواد والمنتجات بناءً على الطلبات المعتمدة.
• ضمان الشحن في الوقت المناسب للبضائع إلى العملاء، والفروع، أو الأقسام.
• إعداد ملاحظات التسليم، وتصاريح الدخول، ووثائق الشحن.
• التحقق من كميات المخزون الخارجة قبل التحميل.

عمليات المستودع

• الحفاظ على بيئة مستودع منظمة، نظيفة، وآمنة.
• تحسين مساحة التخزين لتحريك المخزون بكفاءة.
• ضمان تخزين المنتجات وفقًا لتوصيات الشركات المصنعة.
• مراقبة ظروف المستودع، بما في ذلك درجة الحرارة والنظافة حيثما ينطبق.

الوثائق وحفظ السجلات

• الحفاظ على سجلات دقيقة للمخزون.
• إعداد تقارير المخزون للإدارة.
• تحديث بطاقات المخزون، وسجلات المخزون، وبرامج إدارة المخزون.
• أرشفة وثائق الاستلام والإصدار بشكل منهجي.

مراقبة المخزون

• التحقيق في الفروقات في المخزون.
• تتبع المنتجات التالفة، أو المنتهية الصلاحية، أو المعادة، أو المعيبة.
• التنسيق مع قسم المالية خلال تدقيق المخزون.
• تقليل خسائر المخزون من خلال إجراءات التحكم المناسبة.

السلامة والامتثال

• اتباع سياسات السلامة الخاصة بالشركة وإجراءات المستودع.
• ضمان الامتثال لمعايير الصحة والسلامة والجودة.
• الحفاظ على النظافة المناسبة داخل المستودع.
• ضمان التعامل الآمن مع المنتجات ومعدات المستودع.

التنسيق

• التنسيق مع قسم الشراء بشأن الشحنات الواردة.
• العمل مع قسم اللوجستيات لتحديد مواعيد الشحن.
• دعم فرق المبيعات من خلال ضمان توفر المنتجات.
• مساعدة قسم المالية في تقييم المخزون وتسوية المخزون.

التقارير

• إعداد تقارير يومية لحركة المخزون.
• إنشاء تقارير حالة المخزون.
• الإبلاغ عن نقص المخزون ومتطلبات إعادة التعبئة.
• مراقبة تواريخ انتهاء الصلاحية والمخزون القريب من انتهاء الصلاحية.