Studio Coordinator — Front Desk, Bookings & Studio Operations

Ceramic Cube is a community pottery studio in West Bay, Doha, offering workshops, private bookings, memberships, and retail. We are seeking a professional, highly organised Studio Coordinator to run our front desk, manage all customer communication and bookings, and keep the studio's day-to-day operations accurate and well-recorded. This is a central role and the first point of contact for everyone who reaches or visits the studio.

Working hours: Saturday to Thursday, 2:00 PM to 10:00 PM (Fridays off). Start date: 1 August 2026.

Key Responsibilities:

Customer Communication & Bookings: Handle all email, phone, WhatsApp, and social media enquiries promptly and professionally. Manage all workshop, private session, and membership bookings from enquiry through to confirmation, and keep the studio calendar accurate. Convert enquiries into confirmed bookings and follow up consistently. Welcome booked guests and assist walk-in visitors, clearly explaining the studio's offerings. Process orders and receive payments accurately.

Inventory & Studio Records: Maintain accurate records of all items available for sale, including finished products, bisque pieces for painting, glazes, underglazes, and tools. Update product records as pieces return from firing, and ensure the studio's physical stock and the online store always match. Apply approved pricing consistently.

Firing Coordination & Reporting: Coordinate members' pieces for firing and prepare the firing sheet with full details. Maintain accurate daily records and prepare regular reports.

Requirements: Female candidates only. Must hold a valid QID with a transferable visa (NOC). Currently residing in Qatar (local hire). Experience in customer service, sales, retail, or studio administration preferred. Fluent English; Arabic is a strong advantage. Confident, professional communicator, particularly over WhatsApp. Strong computer skills: professional email communication, preparing invoices, and producing reports in Microsoft Excel and Word, with comfort using Google Workspace. Highly organised, detail-oriented, and able to manage multiple responsibilities in a busy studio. Reliable and able to work both independently and as part of a team.

Experience in a studio, gym, salon, hospitality, or service business is an advantage.